看著下圖，是不是感覺有點熟悉？

雖然這個未讀數量是有點誇張，但這無疑是我們多數人電子信箱的現況。

面對這樣信件爆炸般的收件匣，大家的應對心態往往是：

哦… 太多信了，懶得處理。

結果信件堆積如山、越發失控，甚至連想要整理的心力都早已被消磨殆盡。

所以今天我會透過：「設計環境」、「設計使用原則」、「培養習慣」三個步驟，來幫助你用最快、最有效的方式來管理信件、移除干擾，並打造一個「更清晰、更有效率」的信箱體驗。

一、重整閱讀和寫信的環境

首先，我們需要清楚了解使用的目的，再來就是移除一切不必要的元素：

如果你的數位環境不能幫你思考更清晰，那它只會把事情變得更複雜而已。

我使用電子信箱的目的很明確：收信，閱讀、回覆後就直接刪除或是封存。

所以我的介面只保留必要的資訊和功能，其他的一律隱藏。

當我的環境雜訊越少，處理事情的效率自然就會越好。道理就是這麼簡單。

我目前用的就是蘋果系統內建的郵件 App，以下的介面教學也會以此為例。不過如果你用的網頁版的 Gmail 或是其他客戶端也沒關係，其中的邏輯都是相通的。

收件夾

這是我收件夾平常的樣子，又或者說，我努力每天維持這樣的狀態。我希望它可以維持在清空的狀態，裡面如果有信件，那就代表我必須採取行動。

這個行動可能是閱讀電子報、回覆客戶的需求、又或是歸檔和刪除信件。但在深入探討這些細節之前，讓我們先來看看你可以如何設置。

首先，按下「⌘+,」 進入郵件的設定，將「郵件.app」設置為預設的電子郵件閱讀器，然後再到系統設定裡關閉所有通知。

關閉通知的原因最大的原因主要是因為我不希望在專注做事時，被突如其來的「聲響」打斷工作狀態。

在電子郵箱的世界裡，沒有事情是真的緊急到必須馬上處理的。當然，你完全可以根據自己的需求進行調整。

我有兩個信箱：一個專門用來收工作、品牌相關信件、一個則是個人使用。

這樣的好處是可以把信件分開處理，同時避免錯失重要的工作信件。

接下來，我們來調整檢視和顯示方式的部分：

1. 列出預覽內容勾選「無」

2. 按「日期」排序郵件，並將「最新的郵件置於在最上方」

3. 隱藏「側邊預覽」、「側邊欄」、「聯絡人照片」和「喜好項目列」

我不需要看到圖片，也不需要預覽郵件內容。大部分的信件只看標題就可以知道要如何處理。如果是必須要處理的信件，再點開看詳細的內容就好。

最後我們來編輯上方的工具列。把滑鼠移到在最上方後點擊右鍵：勾選「僅圖像」、接著點擊「自訂工具列」。

我刪除了幾乎所有的功能。因為這是唯一沒辦法透過快捷鍵所使用的功能。（後面我會列出常用的快速鍵，讓你可以更有效率的處理信件）

以下就是設置前後的差別，介面是不是乾淨許多？當然，你的信件可能不會跟我一樣少。不過別擔心，我會在下面「清理不必要信件」的步驟講解如何整理和刪除這些信件。

信件

對於閱讀郵件的視窗，設置就相當直白了。經過我們前面的設置後，每個郵件都會在新的視窗中打開。

這邊的工具欄我只保留移動郵件到特定資料夾的功能，因為就算你不記得快速鍵，當你把鼠標移到標題和信件的分割處，就會出現必要的功能列表。

這樣的介面閱讀起來超級舒服，彷彿就像是在閱讀一本書一樣。

寫信

寫信時我喜歡讓我的內容保持簡單扼要，因為簡潔並不是無禮，而是對他人時間的尊重。

至於格式的部分我選擇使用純文字來撰寫。雖然我也喜歡用 Markdown 來撰寫文字，但純文字所呈現出來的樣貌更貼近用紙筆書寫信件的感覺——純粹、又帶點粗暴的美感。

清理不必要的信件：

1. 刪除和歸檔

最快的方法就是全選所有的信件新增一個「待處理」的資料夾後全部丟進去。（當然，如果你確定自己沒有任何想要另存的信件，直接大膽的全部刪除也是可以的）

再來就是透過平常排隊、等待、搭車或是任何空檔的時間來整理這些「待處理」的信件：

• 沒用的直接刪除：如果你不知道那些信件可以直接刪除，一個最簡單和萬用的原則就是：「你不會再看第二遍的信件。」

• 有用的直接封存：如果你想另外用資料夾分類也可以，但我發現只要用搜尋輸入關鍵字，就能找到所有我需要的信件，所以我就不再特意花力氣幫信件分類
  
  

2. 取消訂閱

• 主動退訂那些沒在讀的電子報、促銷信件和不必要的通知信件（只要將郵件拉到最下面，通常就會會看到取消訂閱 / Unsubscribe 的文字，點擊後就可以取消訂閱）

• 找到少數幾個真正對你重要的訊息來源，其他的就一律移除。

因為資訊永遠接收不完，你能做的，就是勇於接受自己無法知道所有事情。

二、使用「3-21-0 系統」 讓收件箱保持零郵件狀態

1. 每天安排「3」個固定時間來處理電子郵件（早上、中午、晚上)

2. 在手機上設置「21」分鐘的計時器

3. 在這段時間內努力讓收件箱達到「0」郵件狀態

當然，這個 21 分鐘的時間對某些人來說可能太多，也可能太少。花太長的時間處理信件絕對不是一件好事，所以我們的目的就是要儘量控制在二十分鐘以內。

這個時段就是為了確保你回信的內容簡潔扼要、在閱讀重要信件的內容保持專注，並且不會被各種瑣碎的資訊分散注意力。它就像是一個小遊戲，每次把收件箱清空時，都會得到一種小小的成就感。當你習慣之後，這種成就感可是會上癮的！

三、培養好的使用習慣

最後，我想再分享幾個使用上的小撇步，幫助你更好的管理你的信件：

1. 養成隨手刪除/封存的習慣：當你收到一封信件時，如同我們前面提到的「不會再看第二次」，那就順手把它直接刪除。

2. 熟記常用的快速鍵：熟記一些常用的快捷鍵對處理的效率絕對是有很大的幫助，而且只要練習一到兩週，基本上就會變成肌肉記憶。之後處理任何信件幾乎都是可以直接「秒殺」。

幾個我常用的快速鍵（更多快速鍵可以參考官方連結： Apple、Gmail）

3. 隨時優化和調整：隨著每天的使用慢慢優化整個使用流程，相信你一定可以打造一個自己最舒服和信箱使用體驗。

如果你決定嘗試這個設置方式，歡迎寫信給我 / Instagram 標註我分享你的結果。我很期待收到你的回饋 :)

讓我們一起用最簡單的方式，重新找回「信件」本身帶來的真正意義。